Outsourcing zarządzania drukowaniem zapewnia przejrzystość oraz zmniejsza nakład pracy i koszty. Usługa świadczona przez dostawców jest zwykle bardzo obszerna - od zakupu materiałów po naprawy lub konserwację.

Źródło: OKI Nakład druku w firmach niemieckich rośnie z roku na rok. W przypadku dużych korporacji, takich jak firmy ubezpieczeniowe, to np. wiele umów drukowanych jest klientom. Ale nawet średnie firmy muszą codziennie zmagać się z gigantycznym nakładem druku listów motywacyjnych i faktur. Jeśli zapytasz firmy o ilość drukowanych stron i ich koszt, często wzruszasz ramionami. Badania i ankiety co roku potwierdzają tę ignorancję.

Producenci drukarek od dawna wiedzą, że po konsultacjach i sprzedaży drukarek, biznes polega na wsparciu i materiałach eksploatacyjnych. Producenci tacy jak Lexmark, Ricoh czy Xerox byli jednymi z pierwszych, którzy wprowadzili na rynek usługi zarządzania drukiem (MPS) w celu utrzymania klientów przez długi czas. Taki jest oczywiście cel producenta. A co klient otrzymuje z MPS? To jasne: przede wszystkim pozwala zaoszczędzić koszty drukowania – nawet o 30 procent.

Ale skąd właściwie biorą się te ogromne oszczędności? Klienci zwykle znajdują odpowiedź dla siebie, gdy przyglądają się dzikiemu krajobrazowi drukarek, do którego muszą nabyć szeroką gamę kaset z tonerem przy dużym wysiłku i kosztach.

Ponadto pojawia się problem wsparcia technicznego u różnych producentów. Czasami kierują swoich klientów do domów systemowych lub dealerów. To sprawia, że ​​wewnętrzny dział IT jest zajęty i kosztuje. Nawet jeśli firma średniej wielkości może rzeczywiście oszacować swoje zużycie w sektorze poligraficznym, z pewnością nie jest w stanie powiedzieć nic wiarygodnego o rocznych kosztach wsparcia i administracji.

Koncepcja Managed Print Services jest prosta i inteligentna: firma otrzymuje swoje wielofunkcyjne systemy wydruku, z których wszystkie działają poprzez sieć, od dostawcy - producenta, dealera lub firmy systemowej. Oprogramowanie zainstalowane w sieci zna wszystkie urządzenia w firmie i w razie potrzeby jest dostępne zdalnie dla partnera wsparcia. Gdy tylko w urządzeniu skończą się materiały eksploatacyjne, uzupełnianie jest zlecane automatycznie. W przypadku problemu technicznego partner jest automatycznie informowany, zna już komunikat o błędzie, gdy przychodzi do naprawy lub konserwacji. Krótko mówiąc, to techniczna strona MPS.

Część handlowa wygląda tak: Producent, sprzedawca lub dom systemowy zawiera z klientem umowę, która gwarantuje mu wszystkie usługi techniczne. Klient widzi koszty materiałów eksploatacyjnych i konserwacji w miesięcznych rachunkach, dzięki czemu ma pełną kontrolę kosztów nad zużyciem – w razie potrzeby nawet z podziałem na poszczególne działy. Umowa często określa koszty zużycia i utrzymania na cały rok. Na życzenie klienta może obliczyć cenę za każdą wydrukowaną stronę. Wcześniejsze koszty wewnętrznego IT w zakresie wsparcia i administracji nie mają już zastosowania lub można je łatwo zrekompensować umową MPS.

Firma kupuje lub leasinguje sprzęt. Zależy to nie tylko od modelu MPS dostawcy. Kontrakty dotyczące wielkości konsumpcji również są zazwyczaj bardzo zmienne. Niektórzy dostawcy pracują ze stałą liczbą wydruków miesięcznie po stałej cenie. Dodatkowe strony są wtedy dodatkowo płatne. Jednak koszty druku na stronę można również obliczyć bez stałego miesięcznego nakładu.

Zalecane szkolenie Po rozpoczęciu umowy MPS firma często ma nowe urządzenia z wieloma opcjami, których niektórzy pracownicy nie wykorzystują w pełni z powodu niewiedzy. Dlatego ważne jest przeszkolenie pracowników na urządzeniach. Funkcje, takie jak skanowanie do sieci lub bezpieczne drukowanie, a także funkcje bezpośredniej archiwizacji dokumentów są cenne w codziennym życiu biurowym i umożliwiają wykonanie wielu czynności roboczych w kilku prostych krokach. Dostawca MPS często posiada takie szkolenia w swoim portfolio lub oferuje je za pośrednictwem dealera lub domu systemowego.

Po rozpoczęciu umowy MPS firma często ma nowe urządzenia z wieloma opcjami, których niektórzy pracownicy z powodu niewiedzy nie wykorzystują w pełni. Dlatego ważne jest przeszkolenie pracowników na urządzeniach. Funkcje, takie jak skanowanie do sieci lub bezpieczne drukowanie, a także funkcje bezpośredniej archiwizacji dokumentów są cenne w codziennym życiu biurowym i umożliwiają wykonanie wielu czynności roboczych w kilku prostych krokach.

Dostawca MPS często posiada takie szkolenia w swoim portfolio lub oferuje je za pośrednictwem dealera lub domu systemowego.